4 λόγοι για να ενσωματώσετε την Ψηφιακή Σήμανση στα Meeting Room της επιχείρησής σας
Η συνδεσιμότητα είναι ζωτικής σημασίας για τη σύγχρονη εργασιακή καθημερινότητα. Κάθε εταιρεία που δίνει προτεραιότητα στην αποδοτικότητα πρέπει επίσης, να υιοθετήσει σύγχρονες τεχνολογίες, συμπεριλαμβανομένων και των οθονών ψηφιακής σήμανσης στα meeting rooms. Άλλωστε, όσο πιο περίπλοκο και δυναμικό γίνεται το έργο που πρέπει να παράξει μια εταιρεία, τόσο θα πρέπει να αναπροσαρμοστεί ανάλογα και το εργασιακό περιβάλλον.
Οι εποχές που η ονομασία των meeting room ήταν τυχαία και χωρίς σχεδιασμό, έχουν παρέλθει. Άλλωστε, αυτή η μέθοδος ήταν πρόχειρη και αναποτελεσματική. Οι σύγχρονες τεχνολογίες ψηφιακής σήμανσης μπορούν να συμβάλλουν σε μεγάλο βαθμό για να το αλλάξει αυτό και να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητα του εργασιακού περιβάλλοντος. Παρομοίως, μπορούν να συμβάλλουν στην βέλτιστη αξιοποίηση του εργασιακού χώρου από τους εργαζόμενους σας.
Οι οθόνες ψηφιακής σήμανσης στα meeting room είναι μια ιδανική λύση για την βελτίωση των επικοινωνιών σχετικά με διαθεσιμότητα και την χρήση των αιθουσών. Αυτές οι μικρές οθόνες τοποθετούνται έξω από τους κοινόχρηστους χώρους ή τις αίθουσες συσκέψεων. Ωστόσο, στη περίπτωση που δεν έχετε σκεφτεί ποτέ πριν αυτή τη λύση και δεν είστε σίγουροι πώς θα ωφελήσει την εταιρεία σας, σας παροτρύνουμε να συνεχίσετε την ανάγνωση με σκοπό να αποκτήσετε τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των οθονών και τα πλεονεκτήματα τους.
Πως δουλεύει η ψηφιακή σήμανση στα Meeting Rooms;
Αρχικά, η ψηφιακή σήμανση λειτουργεί ως ένα μέσο καλωσορίσματος των επισκεπτών στην αίθουσα. Επιπλέον, βοηθά τους επισκέπτες και τους υπαλλήλους σας να προσανατολιστούν με ευκολία εντός της αίθουσας. Το λογισμικό που περικλείεται εντός των οθονών ενώνει τις δυνατότητες μιας οθόνης αφής με μια πρωτοποριακή πλατφόρμα προγραμματισμού κρατήσεων της εκάστοτε αίθουσας. Αυτά τα δύο σε συνδυασμό βοηθούν:
- Στη παροχή ενημερώσεων για ενδοεταιρικές συναντήσεις και εκδηλώσεις.
- Στο καλωσόρισμα επισκεπτών εντός της εταιρίας
- Στην καθοδήγηση των χρηστών με τη παροχή διαδραστικών χαρτών.
Με αυτές τις πληροφορίες, οι υπάλληλοι και οι επισκέπτες γνωρίζουν τα επόμενα βήματα κατά τη διάρκεια της επίσκεψής τους. Εκτός αυτού, η μετακίνηση εντός των χώρων της εταιρίας, γίνεται πιο εύκολη για όλους. Επιπλέον, όταν χρησιμοποιούνται έξω από αίθουσες συσκέψεων και χώρους εστίασης, οι οθόνες ψηφιακής σήμανσης δίνουν στο κοινό σας μια αίσθηση για:
- Τη διαθεσιμότητα της αίθουσας
- Τις ανέσεις / παροχές που υπάρχουν εντός
- Το μέγεθός της
- Τα προγράμματα συντήρησης και καθαρισμού
Ως εκ τούτου, οι οθόνες ψηφιακής σήμανσης καταργούν την αναποτελεσματική και παραδοσιακή μέθοδο της δέσμευσης Meeting Room.
Αναμφίβολα, εταιρείες όλων των μεγεθών, ενσωματώνουν την ψηφιακή σήμανση για τα meeting rooms τους. Κατά συνέπεια, η αγορά ψηφιακής σήμανσης επεκτείνεται, με τις προβλέψεις να δείχνουν ότι θα φτάσει τα 23,03 δισεκατομμύρια δολάρια στο τέλος του 2021.
Πλεονεκτήματα της ψηφιακής σήμανσης στα Meeting Rooms
H χρήση των οθονών ψηφιακής σήμανσης στις αίθουσες συσκέψεων προσφέρει πολύ περισσότερα πλεονεκτήματα από την διευκόλυνση, μόνο, των εσωτερικών επικοινωνιών. Μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο στις ομάδες, από τις χρονοβόρες εργασίες.
1. Εξοικονομούν χρόνο ο οποίος θα χανόταν στην αναζήτηση διαθέσιμου Meeting Room
Φανταστείτε αυτό: ένας σημαντικός πελάτης έρχεται απροειδοποίητα στο γραφείο σας. Ως εκ τούτου, χρειάζεστε επειγόντως μια διαθέσιμη αίθουσα για να τον φιλοξενήσετε, καθώς δεν έχετε ιδιωτικό γραφείο. Ευτυχώς, ή έτσι νομίζετε δηλαδή, οι περισσότερες αίθουσες συσκέψεων έχουν κλειστές πόρτες και φαίνεται ότι δεν είναι απασχολημένες. Ανοίγετε λοιπόν την πρώτη πόρτα και βρίσκετε την αίθουσα γεμάτη κόσμο. Ζητάτε συγνώμη για τη διακοπή και προχωράτε στην επόμενη πόρτα, ελπίζοντας να είστε τυχεροί αυτή τη φορά.
Δυστυχώς, έρχεστε αντιμέτωποι με εχθρικά βλέμματα, επειδή διακόψατε τη συνάντησή τους. Τελικά, αποφασίζετε να ρωτήσετε τους συναδέρφους σας για μια αίθουσα συνεδριάσεων χωρίς κόσμο. Ευτυχώς, κατευθύνεστε σε μια ελεύθερη αίθουσα συσκέψεων στον δεύτερο όροφο. Αλλά τελικά κάποιος άλλος σας προλαβαίνει και βρίσκεται ήδη μέσα στην αίθουσα με άλλο πελάτη μέχρι να φτάσετε εκεί.
Δεκαπέντε λεπτά αργότερα, δεν μπορείτε ακόμα να βρείτε μια διαθέσιμη αίθουσα συσκέψεων και καταλήγετε να συναντηθείτε στο χώρο του φαγητού. Όπως και να έχει, έχετε ήδη δημιουργήσει πρόβλημα στον πελάτη σας καταναλώνοντας πολύ χρόνο από το πρόγραμμά του. Επιπλέον, έχετε χάσει και εσείς πολύτιμο χρόνο κατά τον οποίο θα δουλεύατε πάνω σε άλλα πράγματα.
Ωστόσο, θα μπορούσατε εύκολα να τα αποφύγετε όλα αυτά εάν η εταιρεία σας είχε ενσωματωμένες οθόνες ψηφιακής σήμανσης στα meeting rooms.
Εάν η εταιρεία σας είναι όπως οι περισσότερες, με πολλές αίθουσες συνεδριάσεων, μπορεί να επωφεληθεί από τις εφαρμογές προγραμματισμού κρατήσεων. Αυτές οι εφαρμογές σίγουρα βοηθούν στην κράτηση αιθουσών, επομένως ελαχιστοποιούν την σύγχυση που δημιουργείτε από τις διπλότυπες κρατήσεις της ίδιας αίθουσας από διαφορετικούς εργαζόμενους.
Επιπλέον, έχοντας ενσωματωμένη την δυνατότητα διαχείρισης κρατήσεων μέσα στο σύστημα της ψηφιακής σήμανσης, μπορείτε να προσδιορίσετε άμεσα τα διαθέσιμα δωμάτια που ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Ομοίως, η χρήση ενός συστήματος κρατήσεων με χρωματική κωδικοποίηση κάνει τη διαδικασία ακόμη πιο γρήγορη.
2. Βελτιστοποιημένη διαδικασία κράτησης Meeting Room
Οι κρατήσεις στις αίθουσες συνεδριάσεων μπορεί να είναι ένας εφιάλτης για τους εργαζόμενους. Ωστόσο, με το λογισμικό διαχείρισης κρατήσεων, μπορείτε να εξαλείψετε την άσχημη εμπειρία και να γλυτώσετε τους εργαζόμενους σας από την απογοήτευση. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιούν το λογισμικό από την τους υπολογιστές ή τα κινητά τους με σκοπό να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα της αίθουσας. Αντ’ αυτού, μπορούν να ελέγξουν την οθόνη της ψηφιακής σήμανσης έξω από τη αίθουσα.
Εάν μια αίθουσα δεν είναι διαθέσιμη, η οθόνη θα εμφανίσει το επόμενο χρονικό διάστημα που θα είναι ελεύθερη. Ένας υπάλληλος μπορεί στη συνέχεια να κάνει κράτηση της αίθουσας για τη συνάντησή του, με λίγες μόνο κινήσεις.
Επιπλέον, ανάλογα με τη τεχνολογία της αίθουσας συνεδριάσεων, οι υπάλληλοι μπορούν να αιτηθούν οποιοδήποτε υλικό ή εξοπλισμό (π.χ. βιντεοπροβολείς), που θα χρειαστούν κατά τη διάρκεια της συνάντησής τους.
Μόλις τελειώσει η συνάντησή σας, είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε την οθόνη ψηφιακής σήμανσης για να υποδείξετε τη διαθεσιμότητα της αίθουσας στο επόμενο άτομο που έχει κάνει κράτηση. Αντιστοίχως, οι υπάλληλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις οθόνες για να επεκτείνουν την κράτηση της αίθουσας, εάν προβλέπουν ότι η συνάντηση θα διαρκέσει περισσότερο από όσο αρχικά υπολόγιζαν.
3. Βελτιστοποιημένη αξιοποίηση των Meeting Rooms
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εταιρείες καταλήγουν με 30-50 τοις εκατό περισσότερο χώρο από ό, τι χρειάζονται. Η κακή αξιοποίηση του χώρου είναι η κύρια αιτία του αυξημένου κόστους της επιχείρησης.
Οι αίθουσες συσκέψεων αποτελούν ένα παράδειγμα κακής διαχείρισης του διαθέσιμου χώρου. Υπάρχει το συνήθειο οι πόρτες των αιθουσών να είναι κλειστές, ακόμη και όταν αυτές δεν χρησιμοποιούνται από κάποιους, με αποτέλεσμα να φαίνονται σαν να είναι κατειλημμένες. Επίσης, τυχαίνει κάποιες φορές οι υπάλληλοι να ακυρώσουν τις συναντήσεις τους αλλά, να ξεχάσουν να ακυρώσουν τις κρατήσεις των αιθουσών.
Κατά συνέπεια, ενώ κάποιες αίθουσες δεν χρησιμοποιούνται, υπάρχουν εργαζόμενοι που ανταγωνίζονται για άλλες αίθουσες, λιγότερο ιδανικές. Μπορείτε, λοιπόν, να εξαλείψετε αυτό το πρόβλημα χρησιμοποιώντας οθόνες ψηφιακής σήμανσης στα Meeting Rooms. Επίσης, η διαχείριση των αιθουσών μπορεί να γίνει ακόμα πιο εύκολη με κάποιο λογισμικό διαχείρισης κρατήσεων.
4. Βελτιστοποιημένη εμπειρία εργαζομένων
Η αναζήτηση της αίθουσας συσκέψεων μπορεί να γίνει αρκετά χρονοβόρα και απογοητευτική διαδικασία. Επιπλέον, μπορεί να προσθέσει αρκετό άγχος στους «οικοδεσπότες», λίγο πριν ξεκινήσει η συνάντηση. Είναι μια διαδικασία που αν συνεχίσει να επαναλαμβάνεται, υπάρχει περίπτωση να προκαλέσει πτώση στο ηθικό των εργαζομένων.
Τοποθετώντας οθόνες ψηφιακής σήμανσης, μπορείτε να βοηθήσετε στην εξάλειψη αυτής της απογοήτευσης και της σύγχυσης. Αυτή η ενέργεια θα βελτιώσει την εμπειρία των εργαζομένων σχετικά με τις εταιρικές αλληλεπιδράσεις τους καθώς και με την εταιρική κουλτούρα. Επιπλέον, θα διευκολύνει τους εργαζόμενους και τους επισκέπτες να περιηγηθούν στο χώρο.
Τέλος, εάν θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας και να βελτιώσετε τη συνολική τους εμπειρία στο χώρο εργασίας, ενσωματώστε μια λύση ψηφιακής σήμανσης. Για παράδειγμα, οι οθόνες ψηφιακής σήμανσης είναι ζωτικής σημασίας για τη μείωση του χρόνου που απαιτείται για την εύρεση μιας διαθέσιμης αίθουσας συνεδριάσεων. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε το πρόγραμμα διαθεσιμότητας των αιθουσών σας σε μια συμπαγή συσκευή, τοποθετημένη στην πόρτα της αίθουσας συνεδριάσεων. Όσο το αναλογίζεστε αυτό, θυμηθείτε ότι μια μεγαλύτερη οθόνη είναι πιο ελκυστική οπτικά. Η ύπαρξη του υπάρχοντος προγράμματος διαθεσιμότητας των αιθουσών θα εξελίξει τον χώρο εργασίας σας και θα κάνει πιο εύκολη την διεξαγωγή συναντήσεων.
